Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 2016/679 (GDPR)

Gentile utente,
con il presente documento intendiamo fornirti tutte le informazioni necessarie in merito al trattamento dei dati personali raccolti da HonBoard srl in qualità di Titolare del trattamento, nell’ambito della realizzazione e gestione dei progetti e degli eventi.
Per ogni chiarimento puoi rivolgerti al Titolare del trattamento, utilizzando i contatti indicati di seguito.

Titolare del Trattamento
Titolare del trattamento è HonBoard Srl con sede legale in Viale S. Michele del Carso 10 – 20144 Milano, e sede operativa presso BASE, via Bergognone 34 – 20144 Milano.
È possibile contattare il Titolare anche attraverso la seguente e-mail: privacy@honboard.com

Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può riguardare i dati personali relativi a tutti i soggetti coinvolti a vario titolo nei progetti portati avanti dal Titolare per conto proprio o dei propri Clienti. Tra questi possono rientrare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• Operatori sanitari e sociosanitari (es. infermieri e OSS, medici, farmacisti, psicologi)
• Ricercatori scientifici appartenenti a enti di ricerca pubblici o privati
• Pazienti, ex-pazienti e caregiver
• Giornalisti, media partner, influencer, testimonial
• Fornitori di prodotti e servizi per la realizzazione dei progetti e degli eventi
• Referenti di enti pubblici o privati coinvolti nelle iniziative

Finalità del trattamento e base giuridica
Il trattamento dei dati personali è strettamente legato alle seguenti finalità:

• Realizzare e gestire i progetti, le iniziative e gli eventi correlati (base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali).
• Inviare comunicazioni sugli eventi e/o sulle attività previste dal progetto (base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali).
• Rilevare la soddisfazione dei partecipanti a un evento/iniziativa (base giuridica: esecuzione di un contratto; legittimo interesse del Titolare).
• Inviare comunicazioni istituzionali non strettamente connesse al progetto ma ad altre iniziative ed eventi simili (base giuridica: legittimo interesse del Titolare nel rispetto del diritto di opposizione; consenso dell’interessato quando necessario).
• Rispettare adempimenti legali e obblighi normativi previsti da leggi, regolamenti, contratti (base giuridica: ottemperanza ad obblighi di legge).
• Gestire eventuali contestazioni, reclami e contenziosi (base giuridica: legittimo interesse del Titolare).

Qualora il Titolare dovesse aggiungere altre finalità di trattamento diverse da quelle descritte, adeguerà la presente informativa e chiederà il consenso al trattamento (se dovuto) nella modalità più opportuna.

Tipologia e fonte dei dati trattati
I dati personali possono essere raccolti direttamente presso gli Interessati in occasione di eventi e iniziative nell’ambito dei progetti. Potrebbero essere anche comunicati al Titolare da altri Titolari, ad esempio le associazioni di pazienti o altri organismi coinvolti nel progetto. In tal caso, il soggetto che comunica i dati è tenuto a disporre di un’idonea base giuridica e a fornire agli Interessati le informazioni di propria competenza.
HonBoard raccoglie solo i dati personali strettamente necessari alla realizzazione delle attività progettuali e all’invio delle relative comunicazioni; può trattarsi quindi a titolo esemplificativo di nome, cognome, indirizzo e-mail, recapito telefonico, indirizzo, riferimenti dell’organizzazione di appartenenza.
In occasione degli eventi pubblici, oppure più in generale durante la realizzazione del progetto, possono essere prodotti materiali audio-visivi (foto, video degli eventi, interviste video e /o audio). Il materiale così raccolto potrà essere destinato, nel pieno rispetto della normativa vigente e preservando la tutela, la dignità e il decoro delle persone, alla pubblicazione sul sito web e sulle piattaforme social di HonBoard e/o degli altri partner di progetto.
Visto l’ambito di operatività del Titolare, il trattamento potrebbe occasionalmente e indirettamente riguardare anche dati di natura sensibile, ai sensi dell’art. 9 Capo I del GDPR (“categorie particolari di dati personali”) del Regolamento (ovvero quei dati “…idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”). Tale trattamento viene eseguito solo quando sussistono le condizioni di legittimità previste dall’art. 9 del GDPR.

Modalità e durata del trattamento
Il trattamento è effettuato prevalentemente attraverso strumenti informatici, mediante memorizzazione su piattaforme di tipo Cloud e risorse aziendali locali. L’accesso a questi dati è riservato al solo Titolare del trattamento, ai suoi incaricati e ai Responsabili formalmente autorizzati, se del caso. Il trattamento può in minor misura essere effettuato anche in modalità cartacea; la documentazione contenente dati personali è custodita in archivi debitamente protetti.
I dati personali sono conservati per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono raccolti e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia. La documentazione amministrativa e contabile è normalmente conservata per dieci anni; i dati relativi al singolo progetto sono conservati per la sua durata e per i successivi termini di prescrizione applicabili; i dati utilizzati per comunicazioni basate sul consenso sono trattati fino alla revoca, salva la conservazione necessaria a documentare gli adempimenti. I materiali audiovisivi sono conservati per il periodo coerente con le finalità comunicate e con la base giuridica applicabile.
La richiesta di cancellazione o la revoca del consenso non pregiudicano i trattamenti già effettuati lecitamente e non comportano la cancellazione dei dati che il Titolare debba conservare per obbligo di legge o per la tutela dei propri diritti.
Il Titolare ha adottato adeguate misure di sicurezza di tipo fisico, logico ed organizzativo al fine di garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati.

Natura del conferimento
Il conferimento dei dati è generalmente facoltativo, ma funzionale alla realizzazione del progetto e quindi al rispetto degli obblighi contrattuali del Titolare. In caso di mancato conferimento dei dati, non sarà possibile partecipare al progetto e alle opportunità ad esso collegate, ricevere le comunicazioni organizzative e restare aggiornati sulle iniziative del Titolare.
Quando il trattamento è legato a un adempimento normativo o contrattuale, il conferimento dei dati è necessario.
Per i trattamenti che dovessero richiedere consenso, l’Interessato potrà in qualsiasi momento revocarlo rivolgendosi al Titolare.

Ambito di comunicazione e diffusione
I dati personali potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori del Titolare, che sono formalmente incaricati e autorizzati al trattamento e ricevono al riguardo adeguate istruzioni operative.
Inoltre, i dati potranno essere trattati da persone giuridiche o fisiche esterne che potrebbe essere necessario coinvolgere nell’ambito della gestione del progetto, o per esigenze organizzative e tecniche. Tali soggetti sono nominati, se del caso, Responsabili esterni del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
HonBoard potrà anche comunicare i dati ad altri soggetti terzi a seguito di obblighi previsti dalla legge o dal contratto (es. Enti pubblici, Autorità di controllo, Forze di Polizia, Istituti bancari etc.).
Il Titolare utilizza i servizi di alcuni fornitori che possono trattare o archiviare dati anche fuori dalla UE o dallo Spazio Economico Europeo. In tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto di quanto prevede il Capo V del GDPR, quindi sulla base di una decisione di adeguatezza, del Data Privacy Framework UE-USA per i destinatari aderenti o delle Clausole Contrattuali Standard, eventualmente accompagnate da misure supplementari.
I dati personali non saranno in alcun modo diffusi senza specifica autorizzazione.

Diritti dell’Interessato
Gli artt. 15-22 del GDPR definiscono i diritti che l’Interessato può esercitare, nei confronti del Titolare. Si tratta in particolare di:

• diritto di accesso ai dati personali:
  • ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguarda, e accedere a tali dati;
  • essere informato circa le garanzie applicate in caso di trasferimento dei dati a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;
  • ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento (se e solo se non vengono lesi diritti e libertà altrui);
• diritto di rettifica dei dati personali;
  diritto di cancellazione totale dei dati (diritto all’oblio), a meno che i dati siano necessari per ragioni normative, di interesse pubblico e in base alle altre casistiche previste dall’art. 17, comma 3;
• diritto di limitazione del trattamento;
• diritto di portabilità dei dati;
• diritto di opposizione al trattamento, di revoca del consenso precedentemente prestato e di rifiutare trattamenti basati su processi decisionali automatizzati.

L’interessato ha altresì il diritto di ricevere una comunicazione tempestiva in caso di una violazione dei dati personali che possa danneggiare la sua dignità e libertà.
Infine, l’Interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo Italiana – Garante per la protezione dei dati personali – Piazza Venezia 11 – 00187 Roma – urp@gpdp.it